Randstad es el líder internacional en externalización, provisión de personal, consultoría y soluciones relativas a los recursos humanos, con más de 38 000 empleados gestionando una fuerza laboral de 600 000 personas semanalmente, en 39 países. Con este alcance a nivel mundial y su enfoque en los recursos humanos, la empresa maneja una gran cantidad de datos personales diariamente. Cada entidad local actúa como responsable o encargada del tratamiento de forma independiente, con responsabilidades de protección de datos específicas a la localidad donde se encuentran. “La privacidad es de vital importancia para Randstad porque, cuando se trata de recursos humanos, estamos hablando de datos de millones de personas” señaló Wouter-Bas van der Vegt, Global Data Protection and Information Security Officer de Randstad. “La privacidad es fundamental en nuestro negocio: necesitamos ofrecer garantías para que nuestros candidatos, trabajadores, empleados y clientes puedan confiar en nosotros, mientras llevamos a cabo nuestras actividades de forma eficiente y efectiva.”

Un criterio enfocado en el RGPD para una iniciativa de privacidad internacional

El equipo de privacidad de Randstad se enfocó en el RGPD desde un punto de vista internacional, con un criterio local. Entendieron que la regulación es un buen punto de partida para la gestión de recogida de los datos y las actividades de tratamiento de la empresa, y que las medidas del RGPD son aplicables a nivel mundial. El equipo abordó el RGPD con la idea de comenzar en Europa, para luego implementar prácticas similares en otras regiones, adaptándose a las leyes locales.

Siendo una empresa que utiliza tecnología innovadora para dar servicio a sus clientes, Randstad entendió que la tecnología podría servir de ayuda para adaptarse al RGPD y las demás regulaciones internacionales. El trabajar en Excel o Word (y por lo tanto manualmente) no permitía dar la visibilidad y el grado de automatización que el equipo necesitaba para gestionar los proyectos a través de su red de DPOs y responsables de privacidad de cada país. Además, con una regulación recién creada y una lista creciente de leyes locales y específicas de cada país, Randstad necesitaba una solución adaptable al panorama internacional de la privacidad, siempre en constante cambio y evolución. “Dijimos: ‘busquemos una empresa que entienda lo que hacemos y que tenga la capacidad, flexibilidad y agilidad para construir una funcionalidad adicional, con la rapidez necesaria que nos permita cumplir con nuestros objetivos’” indicó van der Vegt. “Aunque sabíamos que una sola herramienta no puede ofrecer la solución mágica, concluimos después de un extenso proceso de selección, que OneTrust era la empresa que mejor se adaptaba a nuestras necesidades.”

Un programa de privacidad para evaluaciones, registros de actividades de tratamiento y cookies impulsado por la tecnología

Debido a que la empresa está cambiando rápidamente e innovando de forma constante, Randstad comenzó a aplicar sus medidas en materia de RGPD con una solución de OneTrust a la que la empresa llamó “escaneos rápidos de privacidad” (PSQs, por sus siglas en inglés). La finalidad era identificar si era necesario realizar evaluaciones adicionales, como Evaluaciones de Impacto a la Privacidad de Datos (EIPD). Necesitaban una solución para evaluar el impacto en la protección de datos de varias tecnologías de transformación digital que la empresa va evaluando e implementando regularmente. Estos PSQ ayudan al equipo de privacidad de Randstad a mantenerse al día con la innovación del negocio y entender los riesgos identificados, con el fin de garantizar que se establezcan las medidas pertinentes. El equipo usó los PSQ como punto de partida para el registro de las actividades de tratamiento, evaluando tanto las nuevas tecnologías como los sistemas existentes. Este proceso le sirve al equipo de privacidad de Randstad para entender los recursos y las aplicaciones relacionadas con el tratamiento de los datos personales. Asimismo, Randstad emplea la plataforma de OneTrust en sus procesos de selección de proveedores, quienes reciben un cuestionario a través de OneTrust para identificar sus políticas de protección de datos y de incidentes de seguridad, como también para identificar posibles riesgos relacionados con el proveedor. La empresa también usa la tecnología de OneTrust para escanear sitios web y así identificar las tecnologías de seguimiento, desarrollar sus avisos de cookies y mantener los registros de consentimiento. La tecnología de OneTrust ayudó a Randstad con sus avisos de cookies manteniendo su marca a nivel internacional, mientras se ajustaba a las necesidades locales tales como el tipo de consentimiento e idioma.

Tecnología en desarrollo para responder a las necesidades de la innovación

Con OneTrust, Randstad es capaz de reforzar su red de DPOs en cada país y automatizar y gestionar los esfuerzos de privacidad en gran escala. La empresa se beneficia de la información recogida en un país y automatiza esos procesos en otras regiones para desarrollar un programa de privacidad verdaderamente exhaustivo e internacional.

Ya que el ámbito internacional de privacidad y sus regulaciones están cambiando y evolucionando rápidamente, Randstad intenta aplicar sus esfuerzos en materia de RGPD a otros países de todo el mundo. OneTrust le sirve de apoyo a Randstad para mantenerse al día en los requisitos de privacidad, mientras la empresa evoluciona con rapidez y se digitaliza cada vez en mayor medida. El equipo de privacidad actúa como consultor para las unidades de negocio a medida que se despliegan las nuevas tecnologías, y no como un obstáculo a la innovación. A medida que el programa crece y evoluciona, Randstad confía en que su relación con OneTrust continuará creciendo. “La razón por la cual nos encanta trabajar con OneTrust es que cuenta con un equipo estupendo, que marca la diferencia,” dijo van der Vegt. “Están disponibles para cualquier consulta, si encontramos alguna dificultad, o simplemente para escuchar lo que intentamos lograr. La relación que tenemos con OneTrust marca la diferencia, no solamente en cuanto a los negocios, sino también gracias a la gente con la que trabajamos.”