Queue Associates es una empresa de consultoría de servicio integral, centrada en proveer Microsoft Dynamics 365 ERP & CRM, cloud y otras soluciones relacionadas a organizaciones. Proporciona una gama completa de servicios que incluyen la consultoría previa a la implementación, la instalación, la personalización y el apoyo técnico continuo a sus clientes. La empresa da soporte a organizaciones tanto nacionales como internacionales en Estados Unidos, Reino Unido, Hong Kong, China y Alemania. Este enfoque internacional implicaba que necesitaban cumplir con un número extenso de regulaciones de privacidad, por eso quería capacitar a sus empleados de las herramientas adecuadas para afrontar la responsabilidad de los procesos de privacidad.

El complejo entramado regulatorio y los primeros pasos

Con el cambiante panorama de cumplimiento, Queue Associates se encontró con la necesidad de cumplir con un número creciente de regulaciones de privacidad en el mundo. Este hecho les llevó a ponerse en contacto con The Data Privacy Group. Estableciendo objetivos claros para el cumplimiento, y manteniendo su compromiso de manejar los datos personales adecuadamente, Queue Associates aprovechó la experiencia externa para poner en orden su programa de privacidad.

Comenzando con una auditoría inicial de los sitios web de Queue Associates y otras tecnologías, The Data Privacy Group destacó el trabajo que debía realizarse para cumplir con los requisitos de cumplimiento en la empresa.

“Nos sorprendió saber hasta qué punto no cumplíamos la normativa, a pesar de no haber descuidado la privacidad o la seguridad. Pero ahora sabíamos lo que teníamos que hacer para cumplir los requisitos de conformidad en todas nuestras operaciones globales”, dijo Jeffrey Goldstein, Managing Director de Queue Associates.

A través de las recomendaciones de Queue Associates y de The Data Privacy Group, OneTrust fue el único software que se tuvo en cuenta para la tarea en cuestión. Al elegir un conjunto completo de módulos de OneTrust (que incluyen Automatización de evaluaciones, Registro de actividades de tratamiento, Gestión de derechos de los interesados o DataGuidance, entre otros) el objetivo era implementar una plataforma de privacidad que pudiera crecer a medida que surgiera la necesidad.

El empoderamiento comienza con la educación: Creando un marco sólido

La experiencia de The Data Privacy Group con las herramientas de OneTrust les permitió configurar el conjunto completo de módulos de Queue Associates con facilidad, aprovechando plantillas y procesos ya implementados. Esta rápida implementación supuso que Queue Associates pudo sumergirse en la consecución de sus objetivos, empezando por la educación en la organización.

Al poder desplegar una combinación de módulos de concienciación general y especializada, los empleados de Queue Associates recibieron la formación sobre privacidad que necesitaban en su función.

Invirtiendo en Privacidad y Cumplimiento

Una de las primeras prioridades de Queue Associates fue cumplir con los requisitos de los banners de cookies, el consentimiento y la gestión de los mismos, dado que las cookies son foco de atención para reguladores. Dado el alcance global de sus webs, probaron iteraciones diferentes con el apoyo de su equipo de desarrollo de sitios web, la herramienta personalizable de OneTrust y la experiencia de The Data Privacy Group. “Sin ninguna multa en el último año, consideramos que el programa ha tenido una tasa de éxito del 100%”, dijo Jeffrey.

Como parte del desarrollo de su programa integral, el equipo de Queue Associates también obtuvo el certificado ISO 27001, lo que demuestra que cumplen las normas internacionales.

En total, en concepto de licencias de software, servicios y formación, Queue Associates gastó unos 50.000 dólares en todo el mundo durante el primer año con The Data Privacy Group. “Es un dinero bien gastado. Nos hace cumplir las normas, nos hace competitivos y nos da tranquilidad”, dijo Jeffrey.

Al invertir en una revisión integral del programa, Queue Associates no solo ha alcanzado sus objetivos de cumplimiento del RGPD, sino que también siente que está en una posición fuerte a medida que continúa actualizando su programa de privacidad. Disponer de un panel de control centralizado ayuda a su equipo a gestionar los procesos, como el registro de actividades de tratamiento, y ayudará a agilizar su proceso de gestión de derechos de privacidad, mejorando la exactitud.

Acerca de The Data Privacy Group

The Data Privacy Group es la empresa líder mundial en privacidad y seguridad de datos. Nos regimos por las leyes de privacidad globales para garantizar el cumplimiento de la normativa y la seguridad de su negocio. Usted seguirá con sus gestiones habituales mientras nosotros nos encargamos del reto continuo que supone el cumplimiento de la privacidad de sus datos.

Como socio de OneTrust, hemos ayudado a empresas globales del FTSE y de Fortune a implementar las normativas de privacidad y gestionar los riesgos continuos con transparencia.